wHOTEL-Sistema de Gestão para Hotelaria é um ERP destinado à gestão de unidades hoteleiras de pequena e média dimensão.

• Por possuir poderosos e intuitivos mecanismos de gestão de reservas, preçários e facturação....
• Por contemplar todos os interfaces correntes nas unidades hoteleiras como ligações a Pontos de Venda, chaves de abertura de portas, ligação a sistemas on-line de reservas....
• Por disponibilizar gestão multi-unidade, que lhe permite gerir em simultâneo as disponibilidades de uma cadeia de hotéis....
• Por estar interligado às restantes aplicações Wintouch como wCONTAB, wPESSOAL, wSIR ou wPOS...

...esta solução posiciona-se como um instrumento de gestão fundamental às unidades hoteleiras, independentemente da sua dimensão.

Características gerais

• Solução certificada pela AT ao abrigo das portarias 363/2010 e 22-A/2012
• Multi-empresa
• Multi-unidade
• Multi-moeda
• Multi-idioma

Tabelas de Preços

• Tabela base - Rack. Criação de novas tabelas de preços baseadas numa percentagem dos valores da tabela Rack
• Visualização gráfica do calendário anual com os vários períodos (épocas), eventos e feriados diferenciados por cores.
• Definição de preços para as categorias de alojamento, encargos e packages. Preços para Adultos (de 1 a 10 pessoas) e para crianças (até 3 grupos etários).
• Indicação de quais os packages e descontos activos para cada período.
• Possibilidade de criar tabelas exclusivas para contratos

Reservas

• Ecrã de criação de reservas rápidas (individuais ou de grupo).
• Reservas individuais e de grupo, com possibilidade de divisão automática.
• Interface com Cartão de cidadão, que assegura a leitura de dados automática quer para pesquisa quer para criação das fichas dos hóspedes.
• Visualização imediata das disponibilidades por período e por categoria, indicando nº de quartos: Ocupados, Fora de Serviço, Allotment, Em Opção, Livres, Overbooking e em Lista de espera. Disponibilidades das Camas Extra e dos Berços.
• Reservas com estados – Reserva, Check-In, Check-Out, Em opção, Lista de espera, Overbooking, Cancelada e Negada.
• Possibilidade de ter hóspedes adicionais para uma reserva, com períodos de estadia e regimes (package) diferentes do Hóspede principal.

• Rooming List – com possibilidade de emparelhamentos rápidos.
• Check-In e Check-Out de grupo.
• Atribuição e gestão de extras (berços, camas extra, outros).
• Descontos promocionais (noites de oferta), em valor ou em percentagem e com ou sem condições de early booking. Pode associar 2º desconto, podendo ter reservas com Noite de Oferta + 10%, por exemplo.
• Permite condições de preços diferenciados por períodos dentro de cada reserva.
• Possibilidade de utilização de preços manuais.
• Transferência e troca de alojamentos.
• Drag and drop de reservas para mudança ou transferência de alojamentos.
• Regras de facturação por reserva - regras para associação automática de custos às várias entidades da reserva.
• Tratamento de depósitos antecipados – emissão de recibos e de valores por conta anteriores ao Check-In.
• Possibilidade de facturar total ou parcialmente a reserva à entrada.
• Log de alterações de uma reserva.
• Planning de reservas.
• Facturas pró-forma.
• Pesquisa de reservas por código, alojamento, voucher, nome entidade, documento de identificação, entre muitos outros campos.
• Serviços de governantas automaticamente associados à reserva e nos dias parametrizados – ex. fruta à entrada, muda de lençóis diários, etc.
• Refeições (pequeno almoço, almoço e jantar) e respectivos dias, incluindo mapas específicos para listagem, contagem e previsões.
• Overbooking parametrizável.
• Gestão de despertares.
• Sistema de controlo de crédito global e totalmente parametrizável.
• Gestão de perdidos e achados.
• Assistente de criação de alojamentos e extras em lote.
• Sistema de mensagens internas entre utilizadores da aplicação.

WebEngine (motor de reservas on-line)

• WebService para criação de reservas on-line, o qual assegura também que o site do seu hotel consulte as disponibilidades reais de alojamentos, pacotes e preços disponíveis, quer para hóspedes quer para agências, operadores ou outras entidades.
• As reservas criadas por este interface são disponibilizadas no wHOTEL imediatamente, não havendo risco de overbooking, pois a reserva só é permitida mediante disponibilidade real no momento da sua criação.
• Permite a criação de reservas agrupadas.
• Gestão de fichas de hóspedes.
• Estatísticas em tempo real.

Cardex de Entidades

• Criação e actualização dos dados do hóspede por leitura do Cartão de Cidadão.
• Possibilidade de definição de Regras de Facturação para as entidades.
• Possibilidade de atribuição de opções por defeito às entidades, como tabela de preços, desconto, quarto, entre outras, as quais serão sugeridas no momento da reserva.
• Visualização de histórico de reservas.
• Definição de mensagens e emails de avisos para as acções de Reserva, Check-In, Check-Out e Facturação.
• Entidades com opções de Lista Negra, como pedido de pré-pagamento ou se pode efectuar reserva.

Contratos

• Possibilidade de estabelecer acordos com entidades e/ou tipos de terceiros, acordos esses que definirão condições de preços e descontos quer para reservas On Request quer para allotments (com ou sem quantidades garantidas e/ou períodos de Stop Sales).
• Possibilidade de criar múltiplos allotments com condições de preços e descontos distintos para qualquer tipologia de alojamento.
• Possibilidade de facturar allotments não utilizados.
• Exploração de análises de contratos.

Comissões

• Definição de regras de comissões que podem incidir sobre os valores das reservas ou contas financeiras (passantes).
• Emissão de créditos e respectivas liquidações para cada entidade, com discriminação dos valores creditados por documento.
• Exploração para Histórico de comissões.

Night-Audit

• Geração automática dos encargos diários nas contas das reservas.
• Notificações relativas às reservas com Check-In ou Check-Out por realizar, com atalho (duplo-clique) para edição rápida das reservas inválidas.
• Possibilidade de impressão automática de uma extensa lista de mapas seleccionáveis e parametrizáveis. Referindo apenas alguns – SEF (com ou sem envio automático), Entradas previstas, Saídas do dia, Folha de caixa por funcionário, Refeições, Contas pendentes, Despertares ou Resumo de acumulados.

Facturação e Check-Out

• Criação e lançamento de movimentos em contas financeiras (passantes).
• Facturação agrupada.
• Pagamento em moedas alternativas.
• Possibilidade de impressão das contas Detalhadas, Agrupadas/Dia ou Agrupadas/Estadia.
• Edição e anulação de movimentos, com indicação de motivos.
• Transferência de movimentos entre quartos, com possibilidade de divisão em percentagem.
• Possibilidade de efectuar Night-Audit especial para as saídas antecipadas.
• Pagamentos parciais.
• Interligação com o módulo de tesouraria/contas bancárias e caixa do wGES.

Interfaces

• Ligação a centrais telefónicas do tipo “fio de água” ou através do EasyLinq protocolo AHL (bidireccional para IP ou porta série).
• Interface de ligação a cartões de acesso aos alojamentos – VingCard e Cifial.
• Ligações aos pontos de venda wSIR e wPOS
• Possibilidade de registar despesas nos alojamentos através do wSIR e/ou wPOS, mostrando nos POS’s dados da reserva, nomes e entidades associadas ao alojamento para confirmação.
• Gestão de contas correntes de todas as entidades integradas com o wGES.
• Controlo de crédito global, abrangendo não só os documentos e reservas do wHOTEL, como também os valores do wGES, wSIR e wPOS.
• wDOCS - Associação de documentos/dossiers em formato digital às Reservas, Entidades, Contratos, Documentos, entre outros.
• Ligação online/diferido ao wCONTAB – Sistema de Gestão de Contabilidade.

Governantas

• Gestão dos estados dos alojamentos.
• Emissão de folhas de trabalho de governantas, com descriminação dos serviços associados a cada alojamento.
• Planeamento de manutenções para os alojamentos com possibilidade de os indisponibilizar para as reservas.

Explorações e listagens

• Conjunto completo de listagens e mapas, podendo ser exportadas para diversos formatos (Excel, Word, PDF,...), enviados por email.
• Possibilidade de criação e memorização de cenários de filtragem para os cálculos, com acesso imediato em todos os ecrãs.
• Listagens em formato de grelha com vasto conjunto de operações de contexto (calculadoras, exportações, filtragens,...)
• Possibilidade de criar mapas alternativos que podem ser adicionados e usados a pedido do utilizador.
• Gestão de acessos completa a todas as operações, como definição granular dos acessos.
• Links contextuais aos documentos. Por exemplo, numa listagem, ao visualizar informação sobre um documento, com um duplo-click acede directamente ao editor desse documento para o visualizar em detalhe.
• Listagens oficiais (SEF, INE, DGT, IVA e SAF-T).
• Painéis integrados de gestão – os quais permitem, entre outras informações, analisar estatísticas e resultados do hotel com comparação por vários parâmetros e variáveis.
• Integração com o ERP Wintouch assim como com o wSIR e wPOS
• Alertas de aniversários, prestações de depósitos antecipados vencidas, fins de contratos, confirmação de Allotments e de reservas Em Opção.
• Mailing.